SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Definisi sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan danperumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted ) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras ( hardware ) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

2.      Kegunaan sistem informasi manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat bergunabagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusanmanajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:

1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.

5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi dan teknologi baru.

7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.

8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan mereka.

9.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah danmembuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10.   Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barangyang tersedia.

11.   Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategisadalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya. Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalianmanajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapaperencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,misalnya:

a.    Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yangditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

b.    Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masalampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

c.    Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam databasekomputer.

12.   Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi OrganisasiSistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatuorganisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaanstrategis.

3.      Kelebihan sistem informasi manajemen

1.      Meningkatkan efisiensi operasionalInvestasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasiperusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuatperusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-costleadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sisteminformasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasukiindustri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnyainvestasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasukipersaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalahmengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangunhubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2.      Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakancontoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihipesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utamadalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumenatau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistemreservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agenperjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agenperjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi daripenerbangan lain.

3.      Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangunsumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalamkeuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras danperangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewaspesialis sistem informasi, dan melatih end users.

4.      Kekurangan sistem informasi manajemen

Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangantenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Selain itudengan adanya SIM tersebut membuat ketergantungan manusia terhadapSIM tersebut,, sehimgga mengesampingkan rasionalitas manusia itusendiri.

B.         SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

1.      Pengertian sistem pendukung keputusan

Sistem pendukung keputusan adalah bagian dari sistem informasiberbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan atau manajemenpengetahuan yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalamsuatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusandari masalah semi terstruktur yang spesifik.

Sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilankeputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambilkeputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telahdiolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentangsuatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidakdimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam prosespembuatan keputusan.

2.      Kriteria Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan dirancang secara khusus untukmendukung seseorang yang harus mengambil keputusan-keputusan tertentu.Berikut ini beberapa karakteristik sistem pendukung keputusan (Oetomo,2002):

a.    Interaktif 

Memiliki user interface yang komunikatif sehingga pemakai dapatmelakukan akses secara cepat ke data dan memperoleh informasi yangdibutuhkan.

b.   Fleksibel

Memiliki sebanyak mungkin variabel masukkan, kemampuan untukmengolah dan memberikan keluaran yang menyajikan alternatif-alternatif keputusan kepada pemakai.

c.    Data kualitas

Memiliki kemampuan menerima data kualitas yang dikuantitaskan yangsifatnya subyektif dari pemakainya, sebagai data masukkan untukpengolahan data. Misalnya: penilaian terhadap kecantikan yang bersifatkualitas, dapat dikuantitaskan dengan pemberian bobot nilai seperti 75atau 90.

d.   Prosedur Pakar

Mengandung suatu prosedur yang dirancang berdasarkan rumusan formalatau juga beberapa prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalammenyelesaikan suatu bidang masalah dengan fenomena tertentu.

3.      Karakteristik dan Kemampuan Sistem Pendukung Keputusan

Menurut (Turban, 2005), ada beberapa karakteristik dari SPK, diantarannya adalah sebagai berikut:

1.    Mendukung seluruh kegiatan organisasi

2.    Mendukung beberapa keputusan yang saling berinteraksi

3.    Dapat digunakan berulang kali dan bersifat konstan

4.    Terdapat dua komponen utama, yaitu data dan model

5.    Menggunakan baik data ekternal maupun internal

6.    Memiliki kemampuan what-if analysis dan goal seeking analysis

7.    Menggunakan beberapa model kuantitatif.

 Selain itu, Turban juga menjelaskan kemampuan yang harus dimiliki olehsebuah sistem pendukung keputusan, di antaranya adalah sebagai berikut:

1.      Menunjang pembuatan keputusan manajemen dalam menangani masalahsemi terstruktur dan tidak terstruktur.

2.      Membantu manajer pada berbagai tingkatan manajemen, mulai darimanajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

3.      Menunjang pembuatan keputusan secara kelompok dan perorangan.

4.      Menunjang pembuatan keputusan yang saling bergantungan dan berurutan.

5.      Menunjang tahap-tahap pembuatan keputusan antara lain intelligence,design, choicedan implementation.

6.      Menunjang berbagai bentuk proses pembuatan keputusan dan jenis keputusan.

7.      Kemampuan untuk melakukan adaptasi setiap saat dan bersifat fleksibel.

8.      Kemudahan melakukan interaksi sistem.

9.      Meningkatkan efektivitas dalam pembuatan keputusan daripada efisiensi.

10.   Mudah dikembangkan oleh pemakai akhir.

11.   Kemampuan pemodelan dan analisis dalam pembuatan keputusan.

12.   Kemudahan melakukan pengaksesan berbagai sumber dan format data.

Disamping berbagai kemampuan dan karakteristik seperti dikemukakan diatas, sistem pendukung keputusan memiliki juga keterbatasan, antara lain:

1.      Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapatdimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanyamencerminkan persoalan yang sebenarnya.

2.      Kemampuan suatu sistem pendukung keputusan terbatas pada pengetahuandasar serta model dasar yang dimilikinya.

3.      Proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem pendukung keputusanbiasanya tergantung juga pada kemampuan perangkat lunak yangdigunakannya.

4.      Sistem pendukung keputusan tidak memiliki intuisi seperti yang dimiliki olehmanusia . karena sistem pendukung keputusan hanya suatu kumpulanperangkat keras , perangkat lunak dan sistem operasi yang tidak dilengkapioleh kemampuan berpikir.

4.      Keuntungan Sistem Pendukung Keputusan

Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai berikut(Surbakti, 2002):

1.      Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yangkompleks.

2.      Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalamkonsisi yang berubah-ubah.

3.      Mampu untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda pada konfigurasiberbeda secara cepat dan tepat.

4.      Pandangan dan pembelajaran baru.

5.      Sebagai fasilitator dalam komunikasi.

6.       Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja.

7.      Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM).

8.       Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat.

9.      Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat bekerjalebih singkat dan dengan sedikit usaha.

10.   Meningkatkan produktivitas analisis.

5.      Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Adapun komponen-komponen dari SPK adalah sebagai berikut:

1.      Data Management 

         Termasuk database , yang mengandung data yang relevan untuk berbagaisituasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management Sistem (DBMS).

2.      Model Management 

Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atauberbagai model kualitatif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistemsuatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang dibutuhkan.

3.      Communication

User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melaluisubsistem ini. Ini berarti menyediakan antarmuka.

4.      Knowledge Management 

Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindakatau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.